REGLEMENT INTERIEUR COMMISSION VIGILANCE

ARTICLE 1 : FONDEMENTS

• Texte de référence :
• Code de la santé publique
• Circulaire DGS/DH n°40 du 07 juillet 1994 sur l’hémovigilance pris pour application de l’article L. 666-12 du code de la santé publique et modifiant ce code
• Lettre circulaire n° 973573 du 16 mai 1997 ayant pour objet la mise en place du système national de matériovigilance.
• Arrêté du 26 novembre 1999 relatif à la bonne exécution des analyses de biologie.
• Texte sur l’infectiovigilance

Cette commission s’inscrit dans un dispositif complexe devant permettre d’améliorer la qualité de nos prestations. Pour cela, le Comité Qualité a mis en place 5 Commissions : la Commission Vigilance, la Commission Risques, la Commission Procédure, la Commission Clientèle et la Commission Stratégie et Développement. Ces commissions sont chargées d’animer la démarche qualité en regard des responsabilités qui leur ont été données par le Comité Qualité.

Ce règlement intérieur présente les missions accordées à la commission par le Comité Qualité et précise son  fonctionnement.

ARTICLE 2 : MISSION DE LA COMMISSION

La commission vigilance est chargée d’organiser le signalement des événements indésirables en lien avec l’utilisation des produits de santé.

Elle a la responsabilité :

• de mettre en œuvre et évaluer les procédures de signalements concernant les activités de vigilance,
• d’aider à la sensibilisation des acteurs de l’hôpital dans le domaine des vigilances
• de veiller au respect des règles concernant les alertes sanitaires
• de proposer des actions correctives ou préventives dans le champs de leurs responsabilités
• d’assurer une coordination correcte entre tous les correspondants locaux des vigilances

ARTICLE 3 : COMPOSITION DE LA COMMISSION

La commission est composée de l’ensemble des vigilants et de leur suppléant.

Elle est présidée par un vigilant siégeant au Comité Qualité.

Un représentant de la Cellule Qualité est invité permanent de la commission.

ARTICLE 4 : MODALITES DE DESIGNATION ET DUREE DE MANDAT

• Siége à la commission l’ensemble des vigilants nommés par l’institution.
• Cette nomination est conforme en tous points à la législation en vigueur en Nouvelle-Calédonie ou celles servant de référence en cas de carence de texte.
• La durée de mandat est en accord avec la réglementation retenue pour l’exercice des vigilances.

Siége à la commission l’ensemble des suppléants désignés par les vigilants titulaires. La durée de leur mandat est laissée à la discrétion des vigilants titulaires.

ARTICLE 5 : LISTE DES MEMBRES DU COMITE

• Pharmacovigilant : Titulaire : - B. HAMEL Président de la Commission

Suppléant : - V. GUILLEMIN

• Hémovigilant : Titulaire : F. TOUZAIN

Suppléant : M. THEUIL         

• Matériovigilant : Titulaire : R. QUACH

Suppléant : J.C. LE VAN LONG

• Réactovigilant : Titulaire : E. CHOBLET

Suppléant : L. MAI

• Infectiovigilant : Titulaire : F. LACASSIN

Suppléant : A. DUPRE

ARTICLE 6 : INVITES EXPERTS

- La commission a la possibilité par l’intermédiaire de son président d’inviter toute personne nécessaire à l’exercice de leur mission. Dans le cas où la personne ressource est extérieure au CHT, l’invitation se fera par le Président en coordination avec le (la) Présidente du Comité Qualité.

ARTICLE 7 : PRISE EN COMPTE DES REUNIONS

• L’organisation des réunions est de la responsabilité de son président en lien avec la Cellule Qualité.
• La Cellule Qualité s’occupe de la logistique en ce qui concerne notamment les envois des invitations et la réservation des salles.

ARTICLE 8 : PERIODICITE

• Les réunions ont lieu tous les 3 mois (périodicité révisable). Elles regroupent l’ensemble des titulaires et des suppléants. Afin d’assurer la coordination de la gestion des risques avec la Commission Risques, une réunion sur deux de la commission se fera avec les gestionnaires de risques.

ARTICLE 9 : INVITATION

• L’invitation est adressée par la Cellule Qualité un mois avant la date de réunion et elle effectue un rappel par mail une semaine avant la date de rencontre.

ARTICLE 10 : ORDRE DU JOUR

• L’ordre du jour est défini par le Président en coordination avec la Cellule Qualité.
• L’ensemble des vigilants devra présenter une synthèse de ses fiches d’événements indésirables à la commission durant un tour de table.

ARTICLE 11 : SEANCE

• La séance est animée le Président en coordination avec un représentant de la Cellule Qualité

ARTICLE 12 : COMPTE RENDU

• La Cellule Qualité réalise le compte-rendu, il est adressé au président pour vérification sous délai d’une semaine.
• La diffusion de ce compte-rendu se fait directement aux membres et aux invités exceptionnels par la Cellule Qualité. Le compte-rendu est également diffusé sur le site intranet de l’établissement.
• La Commission établit, une fois par an et à l’occasion du compte administratif de l’exercice précédent, un compte-rendu général de son activité. Ce document est transmis au Comité Qualité.

ARTICLE 13 : DISPOSITIONS DIVERSES

• Le règlement est à réévaluer tous les deux ans.
• En cas de démission d’un vigilant, le Président saisi la direction pour nommer un nouveau vigilant.
• Le Président doit organiser sa suppléance lors d’une de ses absences à la Commission. Il devra prévenir la Cellule Qualité.
• Le quorum est atteint en présence d’1 représentant au moins des 3 vigilances sur 5.