Véritable relais de la cellule qualité, au sein de son service et au-delà de son activité principale, le correspondant qualité se doit de dynamiser la démarche qualité. Cette mission nécessite de bien connaître les principes qualité et devra s’exercer en étroite collaboration avec l’encadrement qui reste responsable de la qualité dans le service. Des liens fonctionnels sont créés entre la cellule qualité et le correspondant.

Ses objectifs

L’objectif principal est de créer une dynamique qualité au sein des services et de faire vivre la démarche au plus près des acteurs de l’hôpital. Il doit permettre d’assurer le relais de l’information entre le service et la cellule qualité et aussi entre la cellule qualité et le service.

Missions

• Aider à la diffusion des informations et assurer le suivi du passage de l’info.

• Participer à la gestion documentaire notamment en mettant à jour les classeurs et en évaluant leur contenu.

• Assurer un rôle sentinelle en ce qui concerne :
- Le signalement des écarts entre les procédures, les modes opératoires et les pratiques.
- L’initiation d’un besoin d’écriture de procédure ou de mode opératoire en lien avec le cadre.
- Le système de signalement des EI.

• Participer à des actions ponctuelles (évaluation, travaux institutionnels…) initiées par la cellule qualité.

• Participer au collège des correspondants qui doit permettre de créer un réseau, de décloisonner les services et faciliter l’échange des expériences qualité.

• Aider à la présentation du dispositif qualité aux nouveaux personnels, et faciliter l’intégration dans le service du personnel en matière de qualité (classeur de procédures, démarches en cours, FEI…).

Organisation

• Arriver à faire coïncider les contraintes de services et les missions du correspondant.
• Organisation d’une réunion trimestrielle et plus en cas de besoin.
• Travail sous la responsabilité hiérarchique du cadre du service et/ou chef de service.
• Le correspondant doit aussi être le relais entre les équipes de jour, de nuit, et la contre équipe.
• Un bilan réajustement annuel doit être réalisé.

Moyens

• Création d’une boîte aux lettres ou d’un cahier permettant, en interne, de partager de l’information…

• Mise à disposition d’ordinateur au niveau des centres de documentation de Gaston Bourret ou Magenta pour faciliter sa mission en cas de besoin.

• Création d’adresse e-mail (non nominative) sur compte protégé pour faciliter le partage d’information.

Profil

• Connaissance du service et de l’établissement.
• Volontariat, motivation, disponibilité.
• Capacité d’observation, d’écoute et «diplomatie».

Formation

Le CHT a fait un effort considérable concernant la qualité avec près de 800 personnes déjà sensibilisées. Pour les correspondants, l’établissement s’engage à développer leurs compétences afi n qu’ils puissent exercer leurs missions via un dispositif de formation.

Des sessions de formation étalées sur 3 semaines viennent de se terminer. Elles ont été suivies par près de 50 personnes. Chaque session était organisée sur 3 demie-journées. Ces formations permettent de mieux faire connaître les dispositifs aux correspondants afi n qu’ils soient acteurs de ce dispositif et qu’ils poussent leurs collaborateurs à signaler.

Ils ne doivent pas jouer les experts, ni déresponsabiliser les gens : ils ont un rôle de relais. Ils prolongent la démarche qualité globale au sein de chaque unité et pas uniquement dans les services de soins.